Hotel Arctic automatiserer deres budgettering


Standard løsning til hotel driften

Hotel Arctic er verdens nordligst beliggende 4-stjernede hotel, der også rummer et 5-stjernet konferencecenter – begge dele klassificeret af Horesta i Danmark. Hotellet, der ligger 300 km nord for Polarcirklen er placeret i første række til Ilulissat Isfjord, der figurerer på UNESCOs Verdensarvsliste.

Hotellet byder på en utrolig udsigt over isfjordens panorama af isbjerge, der majestætisk glider ud af fjorden. Det topmoderne konferencecenter i de storslåede omgivelser tiltrækker et stigende antal gæster, herunder politikere og virksomhedsledere fra hele verden. Dette skyldes i øvrigt også et utroligt godt køkken, der gør brug af mange grønlandske råvarer.

Miljøet er ikke bare i orden udenfor. Hotel Arctic har også investeret i en miljørigtig profil og har siden år 2000 haft miljødiplomet Green Key. Sidste år investerede man bl.a. i et solpanelanlæg på 240 m2, og siden 2013 er elforsyningen kommet fra et lokalt vandkraftværk. Hotellet er således 100 % co2-neutralt.

Styr på hoteldriften via Excel ark

Med en belægningsgrad på 69 % er det vigtigt at kunne ”forudsige” antallet af kommende gæster og deres forbrugsmønstre på hotellet samt i restauranten og konferencecentret.

Derfor havde hotel Arctics direktør, Erik Bjerregaard, gennem nogle år udviklet et Excel-ark, der, bl.a. baseret på vejrprognoser/erfaringsnøgletal og andre hotel-specifikke faktorer, kunne danne udgangspunkt for nogle simple budgetter og nøgletal. Excel-arket indeholdt al direktørens og den øvrige ledelses viden og erfaringer omkring hoteldrift.

Som det ofte sker, blev der med tiden bygget flere og flere tilbygninger på direktørens Excel-ark, det blev sværere og sværere at overskue, og Erik Bjerregaard begyndte at frygte, at det hele en dag kunne forsvinde op i den isblå luft ved en forkert betjening.

'Omkring år 2010 havde jeg dels udviklet en værdifuld model i Excel, men den var samtidig meget vanskelig og skrøbelig at arbejde med, og de samme tal der skulle indtastes flere steder. Og da jeg ønskede at kunne videregive alt det, jeg ved om hoteldrift, søgte jeg efter en standardløsning, der skulle være nem at arbejde med og forstås af alle – og ikke mindst være sikker i brug' fortæller Erik Bjerregaard.

Toolpack indbygger simuleringsark i budgetfasen

I budgetfasen i Toolpack, er det muligt at lave et simuleringsark, eller scenariestyring, og det var netop dette, der gjorde det muligt at skabe en fremtidssikret løsning, der indeholder alle parametre fra Erik Bjerregaards oprindelige Excel-ark. Resultatet er en simuleringsmodel, der benhårdt holder styr på hoteldriften, hvor bl.a. bookning af værelser og konferencecenter, restaurant, minibar mv. er med. Her kan bl.a. indtastes gæsternes nationalitet, hvorefter Erik Bjerregaards erfaringer med, hvad dette medfører af besøg i restauranten og minibaren medregnes.

'Dette super effektive simuleringsark, der desuden er velegnet til indkøb til restauranten samt bemandingen af de forskellige nøgleposter, er lavet med mine input, hvor al min viden og erfaring er bygget ind i et supereffektivt system. Det er ryddet op i den model, vi havde, så vi fik det, vi gerne ville have.'

'Det, at vi har kunnet lægge alt dette ned i vores Toolpack model, har været helt uvurderligt' fortæller Erik Bjerregaard.

Månedsrapportering i flere lag

Udover simuleringsarket, der er specialdesignet til Hotel Arctic, benytter Erik Bjerregaard også Toolpack månedsrapporteringer, der løbende sendes til hotellets ledelse og bestyrelsen.

'Alle er super tilfredse med den form, vi rapporterer i, for modtageren kan nemt klikke sig ind til den detaljeringsgrad, han eller hun ønsker. Hele min bestyrelse er meget tilfreds, og ejerne får hver måned præsenteret det samlede input til koncernresultat' fortæller han.

Likviditetsmodellen er et kæmpe plus

Hotel Arctic har nu også fået mulighed for at udarbejde likviditetsbudgetter.

'Det har ellers altid været en akilleshæl for os, men nu har vi et glimrende overblik over vores nuværende og fremadrettede likviditetssituation, så vi kan disponere over vores likvide midler. Jeg må sige, det er et genialt værktøj til prognosearbejde.'

Ringer ejerne og beder om en prognose på resten af året, kan Erik Bjerregaard gå ind og lægge mængder og antagelser ind og trykke på en knap, og så har han resultatet med det samme.

Sikkert som Fort Knox

Generelt for alle hotellet Toolpack-værktøjer gælder det, at de parametre og nøgletal, der køres efter, yderligere er blevet udviklet i Toolpack, så det nu er blevet meget nemmere at foretage sammenligninger, fx i forhold til produktionsomkostninger og lønomkostninger, i forhold til omsætningen i de enkelte afdelinger.

'Vi er helt nede og måle omsætningen per medarbejder i den enkelte afdeling. Og vores model håndterer virkelig mange variable. Det hele føles lige så sikkert som Fort Knox, vi er sikre på tallene, når vi har ændret på tingene, og ved vi, at alt er med i regnearkene.'

Rigtig god support

Erik Bjerregaard fortæller, at det selvsagt ikke er alle Toolpacks funktioner, der benyttes lige ofte.

'Da vi på et tidspunkt ikke kunne komme videre i en funktion, kontaktede vi Toolpack, og samme dag fik vi tilsendt et videoklip, der kan køre i baggrunden, så vi kan se de rutiner, der ikke gentager sig så ofte.

Ringer vi til vores kontaktperson, får vi altid et hurtigt og effektivt svar. Jeg kan sige uden tøven, at Toolpack har vist stor evne til at sætte sig ind i vores situation, og vi føler os godt kørende og i gode hænder.'

Da direktøren bliver spurgt, om han slet ikke har nogen kritik, kommer svaret omgående: Nej!

Hvis du nogensinde får muligheden, så gå ikke glip af et besøg på Hotel Arctic – det er virkelig en udsøgt oplevelse!

Udvalgte blogindlæg
Seneste blogindlæg
Arkiv
Sorter efter tags
Følg os
  • LinkedIn Social Icon
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square

+45 70 20 40 09

hello@toolpack365.com

CVR 28869401

Ørestads Boulevard 73

2300 København

Denmark