Toolpack letter på administrationen hos IA sprogskole


Toolpack letter administrationen af lærertimer og kursister på IA sprogskole
Indvandrernes Aftenskole IA startede i 1980, da det viste sig, at gæstearbejderne midt i 70’erne var begyndt at tage deres familier med til Danmark, og der derfor opstod et massivt behov for en intensiv danskundervisning.

Målet for IA er i dag ikke bare at lære udlændingene dansk, men i det hele taget at støtte dem i en aktiv erhvervskarriere. IA er Danmarks største sprogcenter, og med 108 fastansatte lærere og adskillige timelærere er der mange udfordringer i bl.a. at få lærernes forbrug af timer til at harmonere med skolens skemalægning og dermed få det maksimale udbytte af lærerressourcerne.

Et specialudviklet program fra Toolpack gør i dag administrationen og sammentællingen af lærernes timeforbrug samt rapporteringen om kursisterne til kommunen til et tryk på en knap.

- Men sådan har det ikke altid været, fortæller afdelingsleder Anette Jacobsen, der har været med til at beskrive rammerne for Toolpack.

Anette Jacobsen uddyber, at skolen har to udfordringer. På den ene side skal de fastansatte læreres årsnorm på 1.020 lektioner meget gerne rammes så rigtigt som muligt, for hvis lærerne arbejder for lidt, kan man ikke forlange ekstraundervisning i det næste skoleår. Pengene er i realiteten spildt. Arbejder lærerne derimod for meget, udløser det overtidsbetaling. Så spørgsmålet er, hvordan sikrer man sig, at hver lærer underviser efter normen – hverken mere eller mindre?

Fra manuelle til automatiske funktioner

- Vi brugte tidligere oceaner af tid og kræfter på sammentælle og tjekke de timer, som lærerne indrapporterede til os i Excel-ark. Der var meget ofte problemer og ubalancer – sproglærere er generelt ikke voldsomt skrappe til tal – og vi brugte flere dage hver måned på rapporten. Tallene blev manuelt trukket ud af LUDUS og lagt over i Filemaker – en vanskelig proces, der bl.a. skulle tage hensyn til en masse regler omkring overenskomster og normeringer.

Anette Jacobsen fortæller videre, at det var svært at få meningsfyldte rapporter og statistikker ud af LUDUS, og med de mange fejlkilder var man aldrig helt sikker på resultaterne.

Et skoleeksempel på afstemning af lærertimer

Anette Jacobsen kommer nu langt lettere til en sikker afstemning af lærernes timer i forhold til skemalægningen og det konkrete timeforbrug.

- Jeg kan åbne Excel-arket og trykke på ’opdater data’, og så trækker den alt ud.

Anette Jacobsen fortæller, at det nu er lærerne, der skal godkende de lister, hun sender ud pr. mail en gang månedligt, og som viser deres timer skåret ud i pap. Og det kan kun lade sig gøre, fordi Toolpack er stopfodret med diverse regler for, hvordan timerne beregnes i forhold til ugedag og tidspunkt på dagen mv.

- Det der før tog tre dage, tager nu et tryk på en knap, siger Anette Jacobsen.

Også økonomisk er vi nu langt sikrere på, at vi ikke mister penge på lærerlønninger, som vi ikke får timer for, fortæller Anette Jacobsen.

- Og samtidig er Toolpack også god til at granske og tjekke de processer, vi tidligere har kørt og finde fejlprocedurer, fx at undervisere uberettiget har fået aftentillæg. Så, om vi sparer penge – jo, helt sikkert!

Kursistrapportering på nul komma fem

Det var i virkeligheden administrations- og regnskabschef hos IA, Susan Mai, der bragte Toolpack i forbindelse med IA. Susan Mai havde i et tidligere job stiftet kontakt med Toolpack Finance og kendte til Toolpacks evner til at trække meningsfyldte og grafisk præsenterbare data ud af Excel.

Toolpack udvikler derfor også en automatiseret kursistrapportering, som danner grundlag for beregningen af penge fra det offentlige, der bl.a. aflønner skolen efter antallet af afsluttede kurser. Kursistrapporteringen foretager direkte dataudtræk fra skolens kildesystem, hvilket eliminerer manuelle arbejdsgange og deraf følgende fejl.

- Før havde vi en medarbejder, der lavede et kæmpe udtræk i Excel-ark og klippede disse sammen til rapporter til kommunen, og vi fandt desværre ofte svipsere her, der kostede os penge.

Samarbejdet med Toolpack

Anette Jacobsen har med sin indgående viden om lærernormeringer mv. fungeret som skolens repræsentant over for Toolpack og har defineret skolens ønsker og behov for det nye system.

- Jeg kom hurtigt på bølgelængde med Toolpacks konsulent, der forstod vores behov og frustrationer med LUDUS, og samtidig var han god til at tale et helt normalt sprog samtidig med, at han programmerede.Det hele er sat pædagogisk op, så rapporterne er forståelige for vores lærere, når de skal godkende deres månedlige timeopgørelse.

- Jeg synes, Toolpack har været meget lydhøre og fleksible gennem hele processen, slutter Anette Jacobsen.

Udvalgte blogindlæg
Seneste blogindlæg
Arkiv
Sorter efter tags
Følg os
  • LinkedIn Social Icon
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square

+45 70 20 40 09

hello@toolpack365.com

CVR 28869401

Ørestads Boulevard 73

2300 København

Denmark